Değerlendirme Merkezine Gireceklere Altın Öğütler

Değerlendirme merkezinde kazandıran şey, gözlemcilerin aradığı davranışları her egzersizde görünür kılmaktır. Kişiliğiniz size bir başlangıç noktası verir. Puanınızı ise o gün sergilediğiniz somut davranışlar belirler. Değerlendirme merkezinde ne yapılmalı?

Kısa cevap: Değerlendirme merkezinde başarılı olmak için açık uçlu sorular sorun, duyduğunuzu özetleyin, sorunun kök nedenini bulun, kararlarınızı "çünkü" ile gerekçelendirin, kararın kimi etkileyeceğini düşünün, işleri kritikliğe göre sıralayın, müşteriyi kararlarınızın merkezine koyun, baskı altında nazik kalın, duyguları adlandırın ve eksik bilgiyle de zamanında karar verin.

2016’dan bu yana yüzlerce adayı değerlendirme merkezine hazırladım. Bu yazıda, liderlik simülasyonlarının değerlendirme kriterlerinden yola çıkarak sizin için 10 altın öğüt derledim. Her öğüdün yanında sınav günü doğrudan kullanabileceğiniz bir cümle kalıbı da var.

Değerlendirme merkezi nedir ve hangi egzersizlerden oluşur?

Değerlendirme merkezi, adayın gerçek iş durumlarını canlandıran birkaç simülasyonda gözlemlendiği bir seçme ve geliştirme yöntemidir. Günümüzde pek çok şirket bu süreci sanal ortamda yürütüyor. Gözlemciler simülasyon boyunca yüzlerce davranışınızı not alır ve bunları rolün gerektirdiği yetkinlik setiyle eşleştirir.

En sık karşılaşacağınız 4 egzersiz şunlardır:

1. Vaka analizi ve sunum
Sizden beklenen: Yeni bir ekibin başındaki ilk 100 gün için fırsatları, müşterileri ve acil öncelikleri özetlemek
En çok ölçülen yetkinlikler: Analitik düşünme, önceliklendirme, müşteri odağı

2. Gelen kutusu ve delegasyon e-postaları
Sizden beklenen: Yöneticinizden gelen işleri ekibe dağıtmak, çalışanınızın sorusuna yol göstermek
En çok ölçülen yetkinlikler: Planlama, delegasyon, karar verme

3. Öfkeli müşteri yazışması
Sizden beklenen: Teknoloji, uygulama ve eğitim eksikliğinden doğan bir şikâyeti çözmek
En çok ölçülen yetkinlikler: İletişim, ikna, empati

4. Koçluk rol oyunu
Sizden beklenen: Performans sorunu yaşayan istekli bir çalışanla geri bildirim görüşmesi yapmak
En çok ölçülen yetkinlikler: Koçluk, dinleme, iş birliği

Bu egzersizlere çoğunlukla 2 psikometrik envanter eşlik eder: kişilik envanteri ve öğrenme tarzı ölçümü. Egzersizler bilinçli olarak çeşitlendirilir. Yazılı ve canlı etkileşim, stratejik ve taktik görev, yöneticiyi ve ekibi yönetme durumları birlikte sınanır. Böylece bir davranışın sizde gerçekten alışkanlık olup olmadığı ortaya çıkar.

Gözlemciler neye bakar? Kişilik ile beceri arasındaki fark

Kişilik envanteri doğal eğilimlerinizi gösterir, simülasyon ise o eğilimleri ne kadar etkili davranışa dönüştürdüğünüzü. Örneğin kişiliğiniz bir soruna nasıl yaklaştığınızı etkiler. Sorunu ne kadar iyi çözdüğünüzü belirleyen şey becerinizdir.

Bu ayrım adaylar için iyi haber aslında. Beceriler öğrenilebilir, pratikle güçlenir ve performans günü gözlemlenebilir. Hazırlığınızı "nasıl biriyim" sorusu üzerine kurmak yerine "gözlemci benden hangi davranışı görmek istiyor" sorusu üzerine kurun. Göreceksiniz ki bu zihniyet çok fark yaratacak.

İki noktayı aklınızda tutun:

• Doğal tarzınıza yakın beceriler daha hızlı gelişir. Önce güçlü yönlerinizi tanıyın ve egzersizlerde onları bilinçli olarak sergileyin.

• Doğal tarzınızdan uzak beceriler enerji ister. Uzun bir değerlendirme gününde bu becerileri sergilemek yorucu olabilir. Enerjinizi günün sonuna kadar dengeli dağıtın.

Değerlendirme merkezine gireceklere 10 altın öğüt

1. Açık uçlu sorularla başlayın

Koçluk rol oyununda ve öfkeli müşteri senaryosunda gözlemciler önce nasıl dinlediğinize bakar. "Evet" ya da "hayır" ile biten sorular konuşmayı kapatır. "Ne", "nasıl", "hangi" ile başlayan sorular ise karşı tarafı açar.

Kullanabileceğiniz soru: "Bu süreçte sizi en çok zorlayan ne oldu?"

Zayıf soru: “Bana söylemek istediğin bir şey var mı?”

2. Duyduğunuzu özetleyin ve netleştirin

Karşı tarafın söylediklerini kendi cümlelerinizle tekrarlamak, gözlemcinin not aldığı en net dinleme davranışıdır. Aynı zamanda yanlış anlamanın önüne geçer.

Kullanabileceğiniz cümle: "Doğru anladıysam asıl sorun teslim tarihi olmaktan çok ekip içindeki iş bölümü. Öyle mi?"

3. Belirtinin arkasındaki kök nedeni bulun

Vaka analizlerinde ve şikâyet yazışmalarında görünen sorun çoğu zaman bir belirtidir. İki çalışanın teslim tarihi yüzünden tartışması, aslında aralarındaki güvensizliğin dışa vurumu olabilir. Gözlemciler tartışmayı yüzeyden derine taşıyan adayları yüksek puanlar.

Kendinize sorun: "Bunun kök nedeni nedir?"

4. Kararınızı "çünkü" ile kurun

Doğru kararı vermek yetmez, gerekçenizi de duyurmanız gerekir. Veriye dayalı karar verme becerisi değerlendirme merkezlerinde en çok aranan yetkinlikler arasındadır. Gözlemci kafanızın içini göremez. Ne düşündüğünüzü sesli ya da yazılı olarak ortaya koymazsanız puan alamazsınız. Verdiğiniz karardan ziyade, neden o kararı verdiğiniz önemlidir.

Kullanabileceğiniz cümle: "Lansmanı 2 hafta ertelemeliyiz, çünkü son testler üründe ciddi hatalar gösteriyor ve hatalı bir ürün itibarımızı zedeler."

5. Kararın kimi etkileyeceğini düşünün

Her karar bir kişi ya da grup için istemeden dezavantaj yaratabilir. Tüm tarafların ihtiyacını gözeten objektif bir aksiyon seçmek, çok yönlü düşünmenin en görünür işaretidir.

Kendinize sorun: "Bu yöntem kimi olumsuz etkileyebilir ve bunu nasıl dengelerim?"

6. Eksik bilgiyle de zamanında karar verin

Değerlendirme merkezlerinde bilgi bilerek eksik verilir. Mükemmel çözümü bulmak için beklemek, gözlemcinin gözünde kararsızlık olarak okunur. Büyük bir kararı küçük adımlara bölün ve bugün verebileceğiniz kararı verin.

Kendinize sorun: "Elimdeki bilgiyle bugün hangi küçük kararı verebilirim?"

7. Gelen kutusunda işleri kritikliğe ve aciliyetine göre sıralayın

Bekleyen işlerinizi incelerken her bir işin ne kadar acil ve ne kadar önemli olduğuna göre önceliğini belirleyin. Acil ama önemli değil dediğiniz işleri delege edin, önemli ama acil değil dediğiniz işleri erteleyin.

Kullanabileceğiniz cümle: "Bu konu müşteri teslimatını etkilediği için önceliğim. Raporlama işini Cuma gününe kadar bitirmesi için Ayşe'ye devrediyorum."

8. Müşteriyi adıyla tanımlayın, kararlarınızın merkezine koyun

Vaka sunumunda müşterinin kim olduğunu net tanımlayan adaylar öne çıkar. Bir iç süreç sorununu tartışırken bile çözümü müşteriye bağlayın. Ekibinizden beklediğiniz müşteri hizmeti standardını da açıkça söyleyin.

Kullanabileceğiniz cümle: "Sonuçta bu, kurumsal müşterilerimiz için bir çözüm ve onlar bizim ilk önceliğimiz."

9. Baskı altında nazik kalın, duyguyu adlandırın

Kızgın müşteri ve zorlu çalışan senaryoları, stres altındaki tavrınızı ölçmek için tasarlanır. Karşı tarafın duygusunu doğrudan adlandırmak ve endişesini önemsediğinizi söylemek iş birliği puanınızı yükseltir. Görüşmeyi kapatırken bir takdir cümlesi eklemeyi unutmayın.

Kullanabileceğiniz cümleler: "Bu durumun sizi çok üzdüğünü görüyorum." ve "Endişenizi gidermek benim için önemli."

10. Koçluk rol oyununda cevabı vermeden önce düşündürün

Performans görüşmesinde hemen çözüm sunmak cazip gelir. Gözlemciler ise çalışanı derinlemesine düşündüren, gelişim planını onunla birlikte kuran ve davranışa odaklı geri bildirim veren ve açık uçlu soruları sorabilen koç adayı arar.

Kullanabileceğiniz cümle: "Bir dahaki teslimde farklı ne yapabilirsin? Bunu birlikte bir plana dönüştürelim."

Değerlendirme merkezine 30 günde nasıl hazırlanırsınız?

En etkili hazırlık, günde 5 dakikalık küçük ve tekrarlanan davranışlardan oluşur. Karmaşık planlar yerine basit davranışlar alışkanlığa çok daha kolay dönüşür. Sınav günü gözlemcinin gördüğü şey de tam olarak bu alışkanlıklardır.

1. Hafta 1: Güçlü yönlerinizi belirleyin. Geçmiş başarılarınızı ve aldığınız geri bildirimleri yan yana koyun. Doğal olarak iyi yaptığınız 3 davranışı yazın.

2. Hafta 2: Her gün tek bir davranış seçin. Örneğin bir toplantıda en az 1 açık uçlu soru sorun ya da bir e-postayı "çünkü" ile biten bir gerekçeyle kapatın.

3. Hafta 3: Egzersiz formatlarında pratik yapın. Bir vaka sunumu hazırlayın, 20 e-postalık bir gelen kutusunu 45 dakikada önceliklendirin, bir arkadaşınızla rol oyunu yapın.

4. Hafta 4: Geri bildirim alın. Hazırlığınızı yöneticinizle, bir mentorla ya da koçunuzla paylaşın. Neyin işe yaradığını birlikte değerlendirin.

Her pratikten sonra kendinize şu 6 soruyu sorun:

• Ne hakkında düşündüm?

• Ne fark ettim?

• Bir dahaki sefere neyi farklı yapacağım?

• Karşımdaki kişi nasıl tepki verdi?

• Ne elde ettim?

• Bu davranışın en kolay kısmı neydi?

Yeni bir davranışı ilk denediğinizde kendinizi tuhaf hissetmeniz çok normal. Bu his, doğru yolda olduğunuzun işaretidir.

Sık sorulan sorular

Değerlendirme merkezinde kişilik envanteri beni eleyebilir mi?

Kişilik envanteri tek başına nadiren eleme aracı olarak kullanılır. Doğal eğilimlerinizi gösterir ve simülasyon sonuçlarını yorumlamaya yardım eder. Asıl puanı egzersizlerde sergilediğiniz davranışlar belirler.

Değerlendirme merkezinde en sık hangi egzersizler kullanılır?

En yaygın egzersizler vaka analizi ve sunum, gelen kutusu, zor müşteri yazışması ve koçluk ya da performans görüşmesi rol oyunudur. Sanal değerlendirme merkezlerinde bu egzersizler canlı danışmanlarla ve yazılı görevlerle birlikte yürütülür.

Gelen kutusu egzersizinde tüm e-postaları bitiremezsem ne olur?

Tüm e-postaları bitirmek beklenmez. Gözlemciler hangi işi neden önce ele aldığınıza, neyi kime devrettiğinize ve gerekçenizi nasıl yazdığınıza bakar. Yetiştiremediğiniz epostaların en düşük öncelikteki epostalar olduğundan emin olun. Yetişemediğiniz işler için kısa bir öncelik notu bırakmak puanınızı korur. 

Rol oyununda ne kadar konuşmalıyım?

Konuşmanın yaklaşık yarısını karşı tarafa bırakın. Açık uçlu sorular sorun, özetleyin, sonra çözümü birlikte kurun. Monolog yapan adaylar dinleme ve koçluk puanlarını kaybeder.

Online değerlendirme merkezine hazırlanırken nelere dikkat etmeliyim?

Kameranızı, sesinizi ve internet bağlantınızı önceden test edin. Yazılı görevlerde gerekçenizi açıkça yazın, çünkü gözlemci yalnızca ekrana yansıyanı puanlayabilir. Gün boyu enerjinizi korumak için egzersiz aralarındaki kısa molalarda dinlenmeye odaklanın.

Son söz

Değerlendirme merkezi, kim olduğunuzu sorgulayan bir sınav gibi görünse de aslında ne yaptığınızı sergilediğiniz bir sahnedir. Doğal güçlü yönlerinizi tanıyın, gözlemcinin aradığı davranışları önceden çalışın ve her egzersizde düşüncenizi görünür kılın. Gerisini pratik halleder.

Daha kapsamlı bir hazırlık için "Değerlendirme Merkezi ve Mülakatlarda %100 Başarı" kitabıma göz atabilir ya da Coach the Professional üzerinden birebir değerlendirme merkezi hazırlık danışmanlığı için randevu alabilirsiniz.

Birebir danışmanlık yerine örnek pdf dokümanlarla kendi kendinize hazırlanmak isterseniz çözümlü değerlendirme merkezi hazırlığı kitapçıklarını alabilirsiniz.

Yazar hakkında: Selin Yetimoğlu, ICF PCC sertifikalı kariyer koçu ve danışmanıdır. Boğaziçi Üniversitesi Sosyoloji ve Northumbria Üniversitesi Psikoloji master mezunudur. Birleşik Krallık merkezli Coach the Professional'ın kurucusu ve "Değerlendirme Merkezi ve Mülakatlarda %100 Başarı" kitabının yazarıdır.